Começando a organizar sua vida com o método GTD – Coleta inicial

Patrick_Is_Kool
I will be your guide

Dando continuidade a série de postagens que estou fazendo sobre gerenciamento de tempo, produtividade e otimização, vamos falar hoje sobre o método GTD (Get Things Done, que foi porcamente traduzido como “A arte de fazer as coisas acontecerem”).  O objetivo dessa série é mostrar as diversas técnicas e ferramentas que podem não somente organizar sua vida, mas te salvar muito tempo e ajudar a ter mais tempo livro para o lolzinho, então vou tentar focar mais aprofundadamente em um tópico por postagem. Nessa ultima postagem eu falei um bocado sobre as técnicas diferentes de como tomar notas em aula, o método Cornell, mapas mentais e codificação por cores. E na verdade eu já até fiz uma postagem a mil anos atrás sobre a teoria do método GTD, então hoje vamos pegar a parte mais prática e começar “Get Things Done” (do inglês, botar ordem na budega).

Mas recapitulando rapidamente, o método GTD foi desenvolvido e popularizado pelo David Allen em seu livro (intitulado Get Things Done, bem original…). Esse método não é um software, ou um sistema de lista de tarefas. Ele é um algoritmo de organização basicamente. Um jeito de você abordar as tarefas que possui, e organiza-las de uma forma que você possa trata-las de maneira otimizada, ganhando tempo com isso. Lembrando sempre que existem ainda diversas outras metodologias de gerenciamento de tempo como o ZTD, Agile results , 5S, etc sendo o GTD o que eu mais recomendo, mas não necessariamente o melhor. Na postagem inicial desse tema, eu falo mais sobre o conceito teórico do GTD, e principalmente como ele tem uma pegada ultra leve, focando justamente no que importa: te deixar com mais tempo livre para o lazer, e NÃO para “trabalhar mais”. E talvez tenha sido justamente essa pegada suave que me fez apaixonar pelo método, afinal eu quero otimizar minhas tarefas justamente para ter mais tempo para passar vergonha na internet no PUBG. Apesar de alguns blogs tentarem aplicar a metodologia de forma extremamente rígida, criticando quem a aplica de maneira diferente, o livro é bem claro ao dizer que o método é feito justamente para ser modificado e experimentado, sendo moldado a cada pessoa. Ou seja, ajuste a metodologia ao seu estilo de vida. Mas como funciona esse tal algoritmo de organização? Num nível mais essencial, ele trabalha com a ideia central de que :

Seu cérebro foi feito para ter ideias, e não para armazena-las.

Sua cabeça é um processador resultado de milhões de anos do algoritmo genético mais agressivo de otimização já imaginado: a evolução. O computador mais potente dos próximos 100 anos de humanidade dificilmente terá o poder de computação dessa esponja que você chama de cérebro. E para que você usa ele? Para cantarolar a lista de compras do supermercado e não esquecer dela.

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O conceito central do método GTD (e da grande maioria dos outros métodos de organização) é o de que você perde “poder de processamento” sempre que usa seu cérebro para ficar memorizando e decorando coisas que poderiam estar muito bem escritas ou anotadas em outro lugar. Porque o cérebro não para de funcionar. Em um computador você consegue anotar a lista de compras e salva-la no disco rígido, sem prejudicar a memoria RAM (que é usada para o processamento de fato). Seu cérebro não possui essa função. Se você tentar lembrar dos horários de suas 3 reuniões amanhã, seu cérebro vai trazer essas informações rapidamente à consciência. Porém uma vez lembradas, essas memórias não vão deixar de existir, e enquanto você tenta digitar o relatório de vendas de coxinhas, os horários das reuniões vão aparecer e sumir constantemente, bem como pensamentos sobre como serão as reuniões, o que você vai ter que fazer, quem vai estar lá e qual desculpa você irá usar para sair mais cedo. Isso tudo enquanto seu cérebro deveria estar focado somente na reunião.

Basicamente seu cérebro não compartimentaliza funções, e se você não anotar, ou passar para uma “memória física” suas tarefas, elas inevitavelmente tomarão tempo de processo e energia do seu cérebro, queira você ou não. E para combater isso, o método GTD cria um algoritmo para que você consiga retirar literalmente tudo de extra da sua cabeça, deixando seu cérebro livre para processar a tarefa que você se focar. Mas aqui entra o grande diferencial do método, não é sobre fazer uma listinha de tarefas do que fazer essa semana, ou quais itens comprar na padaria. O ponto é literalmente descarregar tudo que você fica guardando sempre na cabeça. Desde as tarefas da semana, passando pelos compromissos do mês e objetivos anuais da empresa até itens que você raramente pensa como quais lugares você ainda pensa em visitar na vida, quais seus planos quando tiver 60 anos, o que você quer fazer antes de morrer e quais suas metas de vida.

Nessa postagem vamos explicar na prática como fazer isso, o que é conhecido como a primeira colega geral do GTD ( o que significa pular mais de 2/3 do livro original explicando as bases teóricas sobre o porque isso funciona, ou toda a parte motivacional. Mas se você ainda está lendo é porque o desespero sincero da falta de tempo na vida já é motivação suficiente). Isso também significa que essa postagem é incomumente grande, então sinta-se a vontade para salva-la nos favoritos para lê-la em partes e ter seu guia pronto para quando for realizar a primeira coleta.

Mas antes, tente visualizar como seria isso. Tudo, literalmente tudo que você fica pensando antes de dormir, aqueles pensamentos que não podem ser resolvidos no momento mas sua cabeça sempre volta a eles, aqueles medos de possibilidades futuras, planos para a próxima semana, ansiedades quanto a eventos. Tudo isso ser purgado de sua cabeça e colocado em um depósito físico. Imagine agora quando você sentar para escrever sua tese de doutorado em dialética da coxinha com catupiry, nenhuma dessas preocupações surgir na sua mente, e você conseguir se focar 100% na tarefa a sua frente durante horas. Parece um pensamento bom não é? A ideia é justamente essa.

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Evidentemente é culpa da entropia…

Claro que uma vez que você coletar todos os itens, listas e planos da sua cabeça e passar para o papel, haverá a etapa de organiza-los e classifica-los. Isso servirá para que você tenha uma “biblioteca” de itens bem organizada, e desse modo possa encontrar facilmente desde itens como “quais reuniões vou ter semana que vem” até itens como “quais países quero visitar antes dos 40 anos”. Mas evidentemente antes desse passo (que será o tema da próxima postagem) nós precisamos focar na primeira coleta geral dos items. E como fazer isso?

Para a coleta geral, você vai precisar de alguma forma de armazenar os “itens”, que pode ser tanto um bloco de notas, um computador ou um escriba egípcio. O objetivo agora é catalogar literalmente tudo de sua vida que exija alguma atenção em algum momento. Se a coisa toma sua atenção na cabeça, você tem que passar para o papel. Seja a rachadura que precisa ser concertada, o cachorro do vizinho que não te deixa dormir ou o sonho de ir para a faixa de Gaza um dia. Não é sobre organizar, mas simplesmente tirar da sua cabeça para o papel/arquivo do word. E uma vez que você comece, vai notar que um item puxa o outro, o que acaba criando um estado muito bom de fluxo, então talvez seja melhor separar umas duas horas do seu dia sem interrupções para fazer esse pequeno ritual. Ok, papel/teclado em mãos, e estado de espirito de “limpeza mental” prontos, como prosseguir? Esse é o primeiro nível da sua limpeza mental, onde você vai se livrar dos pensamentos mais imediatos.

Aqui você começa a pensar nas coisas que te preocupam mais imediatamente, que geralmente serão ações simples ou compromissos curtos. Anote tudo que está na sua cabeça e que precisa de atenção, como por exemplo:

-Reunião de negócios amanhã

-Comprar pão

-Arrumar teto algum dia

-Vacinar doguinho

-Fazer relatório para líderes Iluminati

Você vai ver que os itens irão de lembrar de outras dependências e rapidamente a lista vai aumentar. Mas eventualmente parece que você anotou tudo que exigirá sua atenção. Isso é uma impressão passageira, mas a sensação de limpar a mente já é boa. Tente pensar agora nas pendências de cada item e quais outras coisas estão na sua cabeça tomando poder de processamento. Não é somente sobre “tarefas” que você tem que fazer. Objetivos, lazer, planos, tudo isso, por exemplo:

-Ver vingadores guerra infinita

-Organizar Lista de editais e artigos

-Queria ir no parque das magabeiras um dia

-Criar projeto de aulas para crianças carentes

-Perder peso

-Pensar no emprego futuro

Uma vez que as preocupações mais imediatas vão sendo colocadas no papel, as preocupações mais “escondidas” de sua mente vão surgindo e você vai descobrir que uma lista enorme de itens esta tomando boa parte de seu processamento. Continue anotando todas essas coisas, sem se preocupar em organizar nada (isso virá depois).  Para lembrar de possíveis itens a se tirar da cabeça, uma ideia boa é primeiro passar o olho ao seu redor e analisar cada item, que geralmente te remeterá a algo que vai requerer sua atenção no futuro. Geralmente se você estiver no trabalho, mil novos itens virão a mente para entrarem na lista. Caso esteja em casa faça isso e depois tente visualizar seu ambiente de trabalho para lembrar de mais coisas. Por fim  dar uma olhada na lista geral de “gatilhos” abaixo ajuda muito a tirar aquelas últimas pendências que ficaram escondidas na sua cabeça. Pensando em cada tema abaixo, tente se lembrar se existem itens naquela categoria para que você anote.

gatilhos

Fechou! O processo todo deve ter te tomado algumas horas, e se você conseguiu encher algumas páginas com itens que estavam ocupando sua cabeça, a sensação deve ser muito semelhante a quando você consegue organizar todo o seu guarda-roupas, desktop, garagem e estoques em casa: alívio. Na verdade se você também possui seu local de trabalho e casa desorganizados, é recomendado que você também faça esse processo fisicamente, colocando todos objetos, papeis, arquivos e itens físicos que não estiverem em “seu lugar” numa grande pilha que você irá organizar depois. Mas caso existam áreas muito bagunçadas (como um depósito ou garagem cheia de coisas) você pode simplesmente coletar como um item futuro a ação de “organizar garagem”. Com isso, você tirou quase todos os itens que te tomariam atenção da cabeça e os organizou numa lista física, liberando espaço da sua memória RAM! O que nós fizemos foi basicamente  o que o livro associa a “liberar a pista de voo”. Você conseguiu tirar do caminho a grande maioria das suas preocupações “mundanas” e diárias, liberando muito da sua mente para se focar nas tarefas que você escolher fazer.

Em geral, so de criar essa lista a sua mente já sente um enorme alívio. Agora o próximo passo será utilizar o fluxograma/algoritmo do GTD para “organizar” cada um desses itens em categorias simples de Ações que você pode executar, itens que dependem de outras pessoas ou itens que são meramente referências para consulta quando necessários. Essa organização será explicado numa postagem futura. Tudo isso foi feito no nível mais consciente de sua mente, e uma vez que tais itens estejam bem organizados, de modo que sua mente não se preocupe mais com eles, podemos passar aos níveis mais subjetivos de organização, onde poderemos esclarecer melhor objetivos de vida, visões de mundo, “missões pessoais” e outros conceitos bem interessantes. Como o site  Vida Organizada resume bem esses níveis, temos:

  • Pé no chão: São seus compromissos no calendário, lembretes, prazos, e-mails, demandas, tarefas e rotinas. Você primeiro deve colocar essas coisas em ordem.
  • Nível 1: Depois de ter o básico sob controle, você pensará em um nível um pouco mais alto, referente a projetos que estão em andamento no seu cotidiano.
  • Nível 2: Todos nós temos áreas pelas quais somos responsáveis na vida. Eu sou responsável pela minha família, pela minha saúde, pelo meu trabalho, pelos meus estudos, pela minha casa e por aí vai. Onde temos que prestar contas.
  • Nível 3: Objetivos de hoje a dois anos. Objetivos que não dá para ter tanto controle.
  • Nível 4: Por não ter esse controle, o nível 4 é chamado de visão. Qual minha visão para daqui a 3, 5 ou 10 anos? Onde quero estar?
  • Nível 5: Qual seu propósito de vida? Para que você existe? Qual a sua missão? Onde você está investindo seu tempo hoje tem a ver com o que você quer? Você está vivendo uma vida coerente com os seus valores?

Se você se interessou pelo método, existem diversos sites falando sobre ele na internet, como o vida organizada e o mude.nu.

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